Aprenda como dar um ótimo feedback

Uma das reclamações mais comuns registradas durante as avaliações da equipe é a falta de feedback, seja dos colegas ou dos gerentes. Entretanto, nós mesmos não fazemos nada para tornar o processo de feedback mais suave e mais orgânico. Este artigo está aqui para mudar isso!

Por que eu deveria dar feedback?

Primeiro, você o faz porque se importa. Dar feedback significa que você quer que uma pessoa ou equipe melhore, e que você acredita que ela tem o potencial de ser ainda melhor do que é.

Segundo, promover um ambiente de equipe no qual todos se sintam seguros para dar e receber feedbacks significa que nenhum membro de sua equipe hesitará em ajudar uns aos outros a evitar erros ou a oferecer novas idéias para soluções. Sua equipe coordenará as tarefas com mais eficiência e não deixará espaço para erros de comunicação só porque alguém foi tímido demais para esclarecer uma questão.

Do ponto de vista da empresa, ter um ambiente seguro para o feedback também cria a confiança de que a empresa não irá demitir alguém na primeira vez que cometer um erro, o que melhorará a retenção de talentos.

Qual é a melhor maneira de dar feedback?

Antes de tudo, vamos reconhecer que receber feedbacks construtivos é difícil. Pode ser desconfortável, pode sentir vergonha e, às vezes, pode nos ferir emocionalmente. Portanto, esteja preparado para alguma resistência.

Lembre-se também de que o membro da equipe a quem você está dando feedback não é uma pessoa má. Eles simplesmente não sabem que um certo hábito é ruim para a equipe ou para a empresa.

Com isto em mente, vamos discutir como oferecer o feedback de uma forma construtiva e não prejudicial.

Como Jory MacKay diz em seu artigo “The 7 Essential Qualities of Effective Feedback”, o feedback tem que ser específico, oportuno, franco e significativo para que seja eficaz.

Oportuno

Em primeiro lugar, há um momento apropriado para dar feedback. Prepare com antecedência a pessoa com quem você quer falar. Não dê feedback do nada, na hora do almoço, rodeado de colegas de trabalho. Isto servirá apenas para embaraçar seu membro de equipe. 

A melhor maneira de dar feedback é convidar seu amigo para uma conversa particular, explicando com antecedência qual será o tópico da conversa, e então conversar juntos. Deixe claro que você não está gozando com a pessoa e que está lidando com a situação porque quer ajudá-la a melhorar em uma determinada área.

Específico

Sentenças como “Você está agindo estranhamente ultimamente” e “Você não é mais você mesmo” não significam nada. Em seu artigo “Feedback Que Funciona”, Cynthia M. Phoel recomenda usar o seguinte formato como diretriz para dar feedback:

“Eu gostaria de falar sobre seu <comportamento>. No último <dia da semana> você fez isso, e isso tem causado alguns problemas para a equipe, a saber <o resultado desse comportamento>. O que você pensa sobre a <solução possível>”?

Aqui está um exemplo: “Eu gostaria de falar com você sobre ser pontual. Na sexta-feira passada você se atrasou para nossa reunião de clientes, o que causou alguns problemas para nossa equipe. Sempre que você chega atrasado, precisamos atrasar tópicos importantes de conversa para esperar por você, perdendo o tempo de todos. O que você acha de instalar alarmes meia hora antes das reuniões para que você saiba quando você deve chegar”?

Candidato

Não se esqueça de dar seu feedback com açúcar. Sentenças como “Você pode ou não estar fazendo X ou Y” e “às vezes você me frustra” só servirão para confundir seus colegas ou subordinados. É por isso que você deve sempre usar fatos. Seja claro sobre como você se sentiu e qual foi o resultado ou comportamento esperado.

Significativo

Dar muitas razões para explicar por que um comportamento é problemático ou, inversamente, muitas razões para um funcionário ter feito um bom trabalho.

“Sua apresentação foi agradável” se sente muito superficial e não mostra os pontos fortes e fracos do trabalho. Tente usar a regra dos três do escritor de discursos Simon Lancaster. “Sua apresentação foi fácil de seguir, fluida e realmente bem-vinda a participação da platéia”.

Lembre-se sempre

Por último, mas não menos importante, lembre-se de que você pode não saber toda a verdade. A situação pode ser uma ocorrência única ou uma situação excepcional. Não assuma que você está certo.

Como devo receber o feedback?

As pessoas tendem a levar o feedback para o lado pessoal, por isso é importante reformular a forma como pensamos sobre isso. Lembre-se de que o feedback raramente tem a intenção de ser malicioso.

Ao invés disso, considere que a pessoa que lhe dá feedback é seu maior aliado. Em vez de falar de seu comportamento nas suas costas, eles o respeitam o suficiente para compartilhar suas idéias diretamente com você. Isso é um presente!

Todos nós temos comportamentos que podem prejudicar o desempenho da equipe, não porque somos maus, mas porque desconhecemos tais comportamentos; é por isso que devemos estar sempre agradecidos por cada feedback útil que recebemos.

Agora, existem alguns mecanismos naturais de defesa psicológica que você deve estar ciente. Estes mecanismos de defesa foram feitos para ajudá-lo a lidar com situações embaraçosas, e são importantes, mas podem se tornar um obstáculo ao receber feedback construtivo. Aqui estão algumas atitudes que você deve tentar evitar ao receber feedback.

1 – Justificando cada ocasião

“Isso aconteceu apenas uma vez e foi num dia em que eu estava muito cansado”.

“Bem, aquela outra vez aconteceu porque eu estava estressado e atrasado na entrega de algum relatório”.

2 – Sentindo-se perseguido

“Você está fazendo isso porque tem algo contra mim”. 

“Você só está dizendo isso porque quer aceitar meu trabalho”.

3 – Atacar a outra pessoa

“Quem é você para falar comigo sobre isso?”

“Eu lhe perguntei alguma coisa?”

4 – Levando isso pessoalmente

“Você me odeia?”

“Eu nunca pensei que você me faria isso”.

Lembre-se, quando bem feito, dar feedback é um ato gentil. Seu único objetivo é ajudá-lo a crescer, tanto como profissional quanto como pessoa.

A melhor maneira de receber feedback é anotar o que está sendo dito. Vá para casa e pense sobre isso. Veja se há pelo menos alguma verdade no feedback que você recebeu. Esteja ciente de seus mecanismos de defesa e trabalhe para mudar qualquer coisa que você identificar como um mau comportamento.

Por último, mas não menos importante, agradeça à pessoa. Não foi fácil para eles dar-lhe feedback, e eles se sentiram tão desconfortáveis quanto você.

Como começar a criar uma cultura de feedback

Criar uma cultura de feedback que seja saudável e evolua toda a equipe requer que se torne vulnerável. Assim que sua equipe perceber que receber feedback não é tão difícil quanto eles pensavam, eles estarão mais dispostos tanto a dar quanto a receber feedback e ficarão mais do que felizes em ver seus colegas ajudando-os a se tornarem a melhor versão de si mesmos. 

Você já recebeu algum feedback que tenha mudado a maneira como você vê sua vida? Compartilhe sua história conosco!

A sua empresa tem uma cultura de feedback? Conte-nos como ela funciona!

Você conhece alguém que poderia se beneficiar com este artigo? Compartilhe-o com eles!